5 métodos de produtividade fáceis para transformar nossa rotina

Você sente que poderia ser mais produtivo, mas não sabe por onde começar? Existem diversas técnicas que ajudam a organizar tarefas, melhorar o foco e otimizar o tempo. Vamos conhecer 5 métodos de produtividade fáceis de implementar que podem transformar nossa rotina e ajudar a alcançar nossos objetivos de forma mais eficiente.

5 Métodos de produtividade

1 – Técnica de Pomodoro

A Técnica de Pomodoro é um método de gestão do tempo que envolve trabalhar em blocos de 25 minutos, chamados de “Pomodoros”, intercalados com breves intervalos de 5 minutos. Após quatro Pomodoros, você faz uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Como aplicar:

•   Definir uma tarefa.
•   Trabalhar nela por 25 minutos sem interrupções.
•   Fazer uma pausa de 5 minutos.
•   Repetir o ciclo quatro vezes e, então, fazer uma pausa maior.

Benefícios:
A técnica ajuda a manter o foco, evita a fadiga mental e faz com que você trabalhe de maneira mais consistente.

2 – Método GTD (Getting Things Done)

O Método GTD, criado por David Allen, é uma metodologia que ajuda a organizar e gerenciar todas as suas tarefas e projetos. A ideia central é liberar a mente das pendências, anotando tudo em um sistema confiável.

Como aplicar:

•   Capturar tudo o que precisa ser feito.
•   Esclarecer as tarefas e definir a ação necessária.
•   Organizar as tarefas por contexto e prioridade.
•   Revisar frequentemente suas tarefas e projetos.
•   Engajar e realizar as tarefas de acordo com a lista.

Benefícios:
O GTD traz clareza, diminui o estresse e garante que nada importante seja esquecido.

3 – Técnica de Pareto (Regra 80/20)

A Técnica de Pareto, ou Regra 80/20, sugere que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Ela nos ajuda a identificar as atividades de maior impacto e priorizá-las, deixando de lado ou delegando as de menor importância.

Como aplicar:

•   Listar todas as suas tarefas.
•   Identificar as que têm maior impacto nos objetivos estabelecidos.
•   Focar nelas, e eliminar ou delegar as que trazem menos resultado.

Benefícios:
Esse método permite que você concentre seu tempo e energia no que realmente importa.

4 – Método Kanban

O Kanban é uma metodologia visual de organização de tarefas, muito útil para quem trabalha em equipe, mas também eficaz para projetos pessoais. Ele usa quadros e cartões para acompanhar o progresso das atividades.

Como aplicar:

•   Criar um quadro com colunas (exemplo: “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”).
•   Adicionar cartões (post-it) para cada tarefa e mova-os conforme o andamento.
•   Comece pelo que você faz agora ou pelo que você já tem, na sequência, busque mudanças graduais.

Benefícios:
A visualização do progresso aumenta a motivação e ajuda a manter o foco nas atividades em andamento. Cada pessoa envolvida é incentivada a assumir a responsabilidade pela sua tarefa, sendo que a liderança é incentivada em todos os níveis, permitindo a colaboração e empoderamento de cada profissional.

5 – Método Ivy Lee

Criado pelo consultor de produtividade Ivy Lee, esse método é simples e direto, pois gerencia as prioridades de forma focada. Antes de dormir, fazemos uma lista das seis tarefas simples mais importantes para o dia seguinte, em ordem de prioridade. Assim, acordamos sabendo por onde começar o que precisa ser feito, com limites estabelecidos, sem perder tempo tomando decisões pela manhã. Ninguém consegue dar a atenção adequada a várias coisas ao mesmo tempo. Porém, executar bem várias tarefas é possível quando se faz uma de cada vez. O sucesso exige disciplina e consistência.

Como aplicar:

•   No final do dia, liste as seis tarefas mais importantes para o dia seguinte, por ordem de prioridade. A Matriz de Eisenhower ajuda na definição de prioridades.
•   No dia seguinte, comece concentrando-se em executar apenas na primeira tarefa.
•   Só execute as demais quando a antecessora estiver concluída, até a última.
•   Repita o processo.

Benefícios:
O método promove o foco em prioridades, evitando que você comece o dia sem um plano definido.

Para saber mais

Método Kanban

Conclusão

A produtividade é uma habilidade que pode ser desenvolvida com as técnicas certas. Experimente uma ou duas dessas metodologias e veja quais delas funcionam melhor para você. Lembre-se: ser produtivo não é sobre fazer mais, mas sim sobre fazer melhor!